SARPRAS
A. Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
B. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan adalah: (1) Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan, (2) Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.
C. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
D. Unsur-Unsur yang Terlibat Dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.
E. Persyaratan yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;
1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
a. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraa5n biaya/harga keperluan pengadaan.
b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.
d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f. Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan.
3. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.
4. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
5. Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.
6. Mengikuti prosedur yang berlaku.
7. Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
8. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
9. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).
F. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Sekolah
Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang dapat menunjang kelancaran proses belajarar mengajar, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikas dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah, di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan sekolah.
b. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian.
c. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru atau pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan sarana dan prasarana.
d. Adanya persedian sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.
2. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Yang Ada
Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.
3. Mengadakan Seleksi
Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan sarana dan prasarana meliputi:
a. Menyusun konsep program
Prinsip dalam menyusun program:
1) Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program
2) Ada kegiatan kongkrit yang dilakukan
3) Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai
4) Ada batas waktu
5) Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.
b. Pendataan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang:
1) Jenis barang
2) Jumlah barang
3) Kondisi (kualitas) barang.
4. Sumber Anggaran/Dana
Pendanaan untuk pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, dan lain-lain dibebankan dari APBN/APBD, dan bantuan dari BP3 atau Komite Sekolah. Adapun perencanaan anggaran dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan.
G. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak dan Barang Tidak Bergerak
1. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak.
a. Barang habis pakai.
1) Menyusun daftar sarana sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan sekolah tiap bulan.
2) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.
b. Barang tidak habis dipakai.
1) Menganalisis dan menyusun keperluan sarana dan prasaran sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan fasilitas yang masih ada dan yang masih dapat dipakai.
2) Memperkirakan biaya sarana dan prasarana yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
2. Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak.
a. Tanah
1) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis kebutuhsn bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.
2) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi dan sebagainya.
3) Mengadakan survei harga tanah.
4) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.
b. Bangunan
1) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.
2) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan dan sebagainya.
3) Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.
4) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
5) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan Dinas Pendidikan.
HUMPRO
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi .
Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.
Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.
2. Pekerjaan Seorang Humas
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut[4].
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
3. Fungsi humas
Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu:
Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)
Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about achieving an UNDERSTANDING.
Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest dan knowledge.
5. Tugas Humas
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan
baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat
A. Sejarah Kata Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
“Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
B.Persyaratan Menjadi Protokoler.
Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
C. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC),
2. Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
3. Tata Tempat,
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.
Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
Aturan dasar Preseance
4. Tata Busana,
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
5. Tata Warkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
A. Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
B. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan adalah: (1) Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan, (2) Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.
C. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
D. Unsur-Unsur yang Terlibat Dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.
E. Persyaratan yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;
1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
a. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraa5n biaya/harga keperluan pengadaan.
b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.
d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f. Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan.
3. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.
4. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
5. Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.
6. Mengikuti prosedur yang berlaku.
7. Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
8. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
9. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).
F. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Sekolah
Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang dapat menunjang kelancaran proses belajarar mengajar, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikas dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah, di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan sekolah.
b. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian.
c. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru atau pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan sarana dan prasarana.
d. Adanya persedian sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.
2. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Yang Ada
Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.
3. Mengadakan Seleksi
Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan sarana dan prasarana meliputi:
a. Menyusun konsep program
Prinsip dalam menyusun program:
1) Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program
2) Ada kegiatan kongkrit yang dilakukan
3) Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai
4) Ada batas waktu
5) Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.
b. Pendataan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang:
1) Jenis barang
2) Jumlah barang
3) Kondisi (kualitas) barang.
4. Sumber Anggaran/Dana
Pendanaan untuk pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, dan lain-lain dibebankan dari APBN/APBD, dan bantuan dari BP3 atau Komite Sekolah. Adapun perencanaan anggaran dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan.
G. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak dan Barang Tidak Bergerak
1. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak.
a. Barang habis pakai.
1) Menyusun daftar sarana sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan sekolah tiap bulan.
2) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.
b. Barang tidak habis dipakai.
1) Menganalisis dan menyusun keperluan sarana dan prasaran sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan fasilitas yang masih ada dan yang masih dapat dipakai.
2) Memperkirakan biaya sarana dan prasarana yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
2. Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak.
a. Tanah
1) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis kebutuhsn bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.
2) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi dan sebagainya.
3) Mengadakan survei harga tanah.
4) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.
b. Bangunan
1) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.
2) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan dan sebagainya.
3) Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.
4) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
5) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan Dinas Pendidikan.
HUMPRO
Hubungan Masyarakat
1. Pengertian Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni
menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam
kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi .Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi .
Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.
Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.
2. Pekerjaan Seorang Humas
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut[4].
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :
- Membuat kesan (image)
- Pengetahuan dan pengertian
- Menciptakan ketertarikan
- Penerimaan
- Simpati
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
3. Fungsi humas
Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :
- memberikan penerangan kepada publik,
- melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
- Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya
- Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia
- Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.
- Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
- Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh.
- Mencegah konflik dan salah pengertian.
- Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
- Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
- Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen.
- Memperbaiki hubungan industrial.
- Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
- Memasyarakatkan produk atau layanan.
- Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.
- Menciptakan jadi diri institusi.
- Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional
- Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu:
Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)
- Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.
- Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
- Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat.
- Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
- Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan pendidikan khususnya.
- Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.
Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about achieving an UNDERSTANDING.
Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest dan knowledge.
5. Tugas Humas
- Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevalusi kecenderungan perilaku public.
- Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public
- Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda denga kepentingan public dan sebaliknya, namun juga kepentingan ini sedikit berbeda bahkan dapat juga kepentingannya yang sama. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan.
- Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khusunya yang berkaitan dengan public.
Pengertian dan Sejarah Protokoler
baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat
A. Sejarah Kata Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
“Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
B.Persyaratan Menjadi Protokoler.
Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
- Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
- Bermental kuat dan kepribadian tangguh
- Trampil dan cekatan menguasai situasi
- Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
- Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
- Sangat memahami perasaan orang lain
- Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
- Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
- Rendah hati tetapi tidak rendah diri
- Penampilan menarik
- Pandai berbusana sesuai dengan suasana
- Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
- Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
- Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
C. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
- Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
- Upacara penandatanganan naskah kerjasama
- Upacara sumpah pegawai
- Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
- Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya
- Upacara Dies Natalies
- Upacara wisuda sarjana
- Upacara pengukuhan guru besar
- Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
- Tata ruang,
- Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
- Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
- Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
- Papan nama petunjuk yang diperlukan
- Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
- Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC),
2. Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
3. Tata Tempat,
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.
Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
- Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
- Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.
Aturan dasar Preseance
- Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
- Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
- Aturan umum tata tempat
- Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
- Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
- Aturan tempat duduk
- Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
- Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
- Atutan urutan memasuki kendaraan
4. Tata Busana,
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
5. Tata Warkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
- Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
- Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
- Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
- Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
- Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
- Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
- Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
- Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
- Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
- Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
- Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
- Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
- Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
Komentar
Posting Komentar